Wrike es una parte esencial de la oficina 100% virtual de VOCO: Uniendo la creatividad y la productividad

Negocio: Servicios de Marketing y Relaciones públicas

Organización. Empresa de marketing de Internet, que se especializa en crear y apoyar estrategias de marca única para sus clientes.

Desafío. Organizar una oficina 100% virtual

Solución. Lotes de tareas enviados por correo ordenadamente estructurados en un espacio de trabajo compartido en línea.

Resultado. Fundamental el aumento de la productividad

Entrevista con Erin Blakemore, director de VOCO Creative

Erin, por favor háblenos de VOCO Creative y descríbanos su negocio.

Soy co-propietario y director de Creative VOCO, LLC. Somos una marca de marketing y estrategia de empresa que va más allá de las soluciones estándar para crear marcas inolvidables para nuestros clientes. Ayudamos a nuestros clientes a saber quiénes son dándoles una visión estratégica y análisis experto únicos. Estamos en dos ciudades, Denver y Boulder, Colorado, por lo que una comunicación eficaz es algo importante para nosotros. Nuestros clientes encuentran en el correo electrónico la forma más conveniente de comunicarse en los proyectos. Con varios proyectos en marcha al mismo tiempo, se puede imaginar la cantidad de correos electrónicos que tenemos que hurgar en busca de información necesaria. Nos pareció que necesitábamos algún tipo de herramienta que pudiese ayudarnos a resolver este problema del caos de la bandeja de entrada. Juli Dimos (mi pareja) y yo somos personalidades creativas y, a veces puede ser difícil para gente creativa ser organizada. Por lo tanto, nuestra segunda necesidad era encontrar una herramienta que pudiese ayudarnos a estructurar nuestro trabajo y hacernos más productivos.

¿Y así es como ha encontrado Wrike?

Bueno, sí. Mi socio y yo encontramos Wrike después de una larga búsqueda de la herramienta perfecta de colaboración para que nos ayude a organizarnos y comunicarnos en nuestra oficina virtual. Hemos intentado Base, wikis, AceProject ... ¡todos! Wrike resultó ser el único software de gestión de proyectos que pudo ayudarnos a realizar nuestras necesidades.

¿Qué ha cambiado exactamente en el trabajo de VOCO Creative después de la adopción de Wrike?

Nuestro mayor problema fue ir vadeando a través de los montones de correos electrónicos sin tener realmente un sentido de las prioridades o puntos de acción. Esto trajo distracción en nuestro trabajo y tendencia a arruinar nuestra eficiencia. Ahora, Wrike nos ayuda a minimizar el exceso de conversaciones por correo y centrarse en el próximo paso. Hemos reducido labores innecesarias. Hablamos y desarrollamos prioridades y tareas, entonces las introducimos en Wrike con la malla de tiempo. El Gantt interactivo de Wrike es una gran manera de ver todos nuestros proyectos y tareas a la vez. Nos ayuda a calcular mejor las prioridades y plazos. A medida que interactuamos con clientes, actualizamos las tareas en Wrike y añadimos otras nuevas para asegurarnos de que las necesidades de los clientes se cumplan. Se puede hacer con un par de clics, a la vez que respondemos o reenviamos comunicaciones por correo electrónico a la carpeta correcta en el sistema.

Marcamos el número de horas que pasamos trabajando en cada tarea. Una vez que hayamos terminado con un proyecto, hacemos una revisión de registros de nuestro tiempo y el uso en la facturación.

¿Puede darnos un ejemplo de cómo Wrike ha ayudado a hacer frente a una situación difícil en la gestión de proyectos?

¡Seguro! Recientemente he coordinado un proyecto de desarrollo web para un cliente que tuvo lugar cuando mi socia estuvo fuera del país. Con Wrike fui capaz de organizar a fondo todos los aspectos del proyecto, el documento de mi propio progreso, y darle seguimiento a las tareas para completar su llegada. Cuando ella volvió podía ir al grano de inmediato sin tener que desembalar una caja llena de correos electrónicos confusos. ¡Me ahorré mucho tiempo con la ayuda de Wrike!

¿Qué te gusta más de Wrike? ¿Cuál es su característica favorita?

Mi característica favorita de Wrike es el diario de tareas de correo electrónico. Que me mantiene centrado en tareas específicas en lugar de las preocupaciones y ansiedades globales, ¡y me encanta hacer clic en las tareas y borrarlas del mapa! También me gusta saber lo que se ha dejado sin hacer ... me permite saber cuándo tengo que hacer un esfuerzo para eliminar todas las tareas sin hacer que tiendan a hundir al dueño de un pequeño negocio. También ayuda a indicar las tareas que se necesitan antes de delegar - que es una señal de que nuestro negocio está creciendo. :)

¿Tiene previsto ampliar el uso de los servicios Wrike en el futuro?

¡Por supuesto! Como nuestro equipo crece, haremos uso de Wrike en más y mejores maneras. También estamos planeando llevar a nuestros subcontratistas al sistema cuando sea necesario.