Wrike Hace Gestión de Proyectos de Marketing 3 veces más rápido

Negocio: Entrenamiento marino sin fines de lucro

Organización. UKSA es una organización benéfica registrada que se ha comprometido a cambiar la vida de toda persona que trabaja a través de su formación marítima y experiencias.

Desafío. Organizar la gestión de proyectos de marketing y ahorrar tiempo en la gestión de la rutina diaria de trabajo

Solución. Wrike utilizado para acelerar el trabajo colectivo en el equipo de 12 componentes y gestionar de manera más eficaz proyectos de marketing

Resultado. El gestor tiene el control y una perspectiva clara de los múltiples proyectos para los tres próximos meses. Todo el equipo colabora y ahorra tiempo.

Entrevista con Ciaran Rogers, gerente de marketing de UKSA

Ciaran, nos encantaría saber de UKSA y su papel allí. ¿Por qué necesita software de gestión de proyectos?

En UKSA, nuestro objetivo es la promoción de la educación y el desarrollo físico, mental y social de los jóvenes menores de 25 años por el suministro de servicios de formación en la vela y la náutica. También ayudamos a aquellos que, a causa de la pobreza o las circunstancias sociales y económicas, no pueden proseguir su pasión por la vela. En otras palabras, tratar de hacer felices a los jóvenes dándoles la oportunidad de aprender a navegar.

Soy el gerente de mercado de UKSA. También superviso nuestra estrategia de TI. Además, tenemos nuestro propio estudio de diseño casero con 2 diseñadores a tiempo completo, al que también hay que gestionar. Este área es difícil de supervisar y coordinar sin la ayuda de varias aplicaciones. Me di cuenta de la necesidad del software de gestión de proyectos para nuestros proyectos, cuando comenzó a crecer más y 2 o más tareas aparecían cada día. No podía gestionarlo con listas de tareas sencillas.

¿Cómo has llegado a Wrike?

Soy un gran fan de la computación en nube y he estado utilizando Salesforce.com durante años. Tenemos una división de equipos Mac y PC en la organización, por lo que la computación en nube nos da una solución de plataforma cruzada sin ninguna molestia. Mudamos toda la organización de un servidor de Outlook Exchange a Google Apps el pasado otoño. La parte clave de la decisión fue trasladarse a un entorno mejor de colaboración y sistema de gestión de calendario, lo que Google Apps definitivamente ofrece, pero cuando hubo que gestionar proyectos se quedó corto. Simplemente tengo demasiados capítulos de mi trabajo y tareas de mi equipo para poder utilizar Google Apps como software de gestión de proyectos.

Intenté utilizar MS Project, pero la encontré demasiado compleja. Es como usar un martillo para cascar una nuez. Yo quería algo lo suficientemente sólido como para la gestión de mis proyectos, pero lo suficientemente simple como para no tener que pasar una semana de formación de mi equipo sobre la forma de utilizarlo. Varios blogs útiles sobre diferentes herramientas de gestión de proyectos y un post en el popular blog ToMuse me llevaron a Wrike. Miré en casi todas las herramientas de las 10 que figuran en el post y elaboré una lista corta, que incluye Liquid Planner, Basecamp y Wrike.

Hemos probado cada una de ellas. Base, que parece tener un gran seguimiento online y un montón de comentarios positivos, simplemente no funcionaba. No es muy visual, y sus componentes no parecen trabajar unos con otros. Pero no es lo suficientemente integrada para mi gusto, y terminas con un montón de listas diferentes, pero sin columna vertebral. Liquid Planner, nos gustó bastante... pero finalmente ganó Wrike. Tuvo más funciones y un fantástico elemento visual de diagrama de Gantt, que hace la vida mucho más fácil cuando quieres una perspectiva general de en lo que estás trabajando.

¿Cómo le ayuda Wrike en su gestión diaria de actividades?

¡Pregunta fácil! Wrike me permite descomponer los proyectos en componentes, asignar estas partes del proyecto a los 12 miembros de mi equipo y trabajar conjuntamente en un flujo lineal de trabajo. Puedo ver la imagen completa de flujo de trabajo a través de múltiples proyectos y mover o repriorizar proyectos alrededor de presiones de plazos y prioridades de los altos directivos. Es como si me diesen un director para mi orquesta. Tocamos mucho mejor en sintonía ahora que tenemos Wrike.

¿Podría darnos una pequeña idea del proceso de adopción de Wrike en su empresa?

Antes de Wrike estuvimos utilizando Remember The Milk. Estaba acostumbrada a asignar múltiples tareas a una lista, basada en gran medida en lo que estaba en mi mente en ese momento. Cuando empezó la adopción de Wrike lo utilizamos igual. Sin embargo, pronto nos dimos cuenta de que Wrike era un instrumento mucho más poderoso. Puede ayudarte a manejar tus proyectos realmente mejor, a la vez que verlos desde distintos ángulos. Así que hemos cambiado la forma en que trabajamos. Lo que realmente me gusta de Wrike es que puede descomponer una tarea compleja en pequeños puntos de acción y, por tanto, coordinar cada minúsculo detalle de mi proyecto. Estas tareas complejas se convierten en carpetas y subcarpetas. Al crear una carpeta para un proyecto, planeo de inmediato las tareas relacionadas con este proyecto. Me siento y digo "Bueno ... Para ello tenemos que hacer X, Y y Z." El siguiente paso para responder a cada proyecto es quién será el responsable de los pasos X, Y y Z y, a continuación, decidir cuándo tiene que ser completado cada paso. Lo bueno de Wrike es que me permite ordenar las tareas de diversas maneras (por ejemplo, ordenar mi tareas por proyectos, responsables por los miembros del equipo y por los departamentos, como marketing, informática, etc.) Por último, utilizo la función de diagrama de Gantt de Wrike para echar un vistazo a lo demás que hemos planeado y ver si hay conflictos.

¿Qué es lo que más te gusta de Wrike?

¡Enviar tareas por correo electrónico a Wrike es estupendo! Aunque me llevó algo de tiempo entrar en él, hace que ocuparse de la bandeja de entrada sea muy sencillo. Lo siguiente que más me gustó es definitivamente la característica gráfica de Gantt. Ah ... ¿Cómo vivir sin él?

¿Cuáles son los principales beneficios de la utilización de Wrike en UKSA?

Wrike nos ahorra un tercio del tiempo en lo que respecta a la entrada de tareas en nuestras bandejas de entrada de correo electrónico. Ahora tengo una visión general de los próximos tres meses, y esto me da la sensación de control sobre nuestros proyectos.

¿Tiene previsto invitar a más miembros del equipo a utilizar Wrike?

Definitivamente. A medida que nuestra organización mantiene el desarrollo, nuestros proyectos crecen, y necesitamos más gente para llevarlos a cabo. Con Wrike en nuestras manos, será mucho más fácil de hacer.