Capgemini maximiza la productividad del equipo de marketing con la solución única de gestión de proyectos integrados de Wrike

Negocio: Externalización

Organización. Capgemini, uno de los principales proveedores del mundo de la consultoría, tecnología y externalización de servicios, permite a sus clientes transformarse y realizarse a través de diferentes tecnologías.

Desafío. Simplificar nuestro proceso de solicitud de servicios de marketing interno y flujo de trabajo de proyectos para proporcionar un sopote mejorado a los equipos de ventas y marketing de nuestra organización.

Solución. Desarrollado un proceso de peticiones personalizadas que incluía la integración del flujo de trabajo de gestión de proyectos Wrike, que dio lugar a una solución innovadora, de principio a fin.

Resultado. El equipo es capaz de maximizar su productividad, ya que son capaces de asignar los proyectos inteligentemente sobre la base de la capacidad disponible. La presentación de informes ad-hoc de Wrike también le permite al equipo compartir el valor o la utilización de informes con los dirigentes de la organización.

Entrevista con Dan Stevens, Director de Marketing Services, Capgemini North America

Dan, ¿podría decirnos algunas palabras sobre Capgemini y la división que usted dirige?

Capgemini es una compañía global de consultoría, tecnología y externalización que presta servicios a empresas de diversas industrias. Capgemini ofrece a sus clientes conocimientos y capacidades que impulsan sus posibilidades para lograr resultados superiores a través de una forma de trabajo única, denominada La experiencia de colaboración de negocios. La división de América del Norte de los Servicios de Marketing de Capgemini ofrece una amplia gama de tecnología digital, en línea y servicios creativos en apoyo de las prioridades de la empresa a la hora de salir al mercado. Estos servicios incluyen el diseño/desarrollo de sitios Web, páginas de aterrizaje o micrositios para campañas, marketing por correo electrónico basado en permisos, producción de vídeos, marketing colateral, directrices y plantillas para marcas, desarrollos creativos y temáticos para seguimientos de ventas, etc… Puede imaginar cuántas solicitudes de apoyo recibimos cada semana. Puesto que teníamos un sistema descentralizado para recopilar y gestionar las peticiones, era muy difícil obtener una visibilidad completa de los proyectos y tareas en cualquier momento y asignar adecuadamente éstos, sobre la base de la capacidad de recursos. Es aún más difícil de saber en qué está trabajando cada miembro del equipo en un momento dado. Cuando me enteré de Wrike, me di cuenta de cuán poderoso puede ser la solución para resolver nuestros problemas.

¿Por qué eligió su empresa Wrike?

Necesitábamos un sistema de extremo a extremo para la gestión de nuestro sistema de apoyo interno a las solicitudes. Wrike nos permite combinar nuestro desarrollado proceso de envío de solicitud con su innovador servicio, gracias a la potente capacidad de integración de correo electrónico. Todas las tareas enviadas por correo están estructuradas en planes de proyecto bien estructurados que se comparten con todos los miembros de nuestro equipo. Ahora todo el proceso de solicitud de asistencia es más eficaz. También elegimos Wrike debido a su nivel de atención al cliente. Desde el principio del proceso, el equipo fue muy sensible a nuestras solicitudes de apoyo y proporcionó orientación sobre cómo utilizar más eficazmente el servicio. Además, el equipo fue muy receptivo a las nuevas peticiones de características y fue capaz de implementar estas solicitudes en el plazo de días o semanas.

¿Qué ha cambiado en la labor de su equipo después de que decidió adoptar Wrike?

Antes de introducirse Wrike, la mayoría de las solicitudes eran presentadas informalmente, utilizando los canales de comunicación tradicionales, como el correo electrónico, llamadas telefónicas, conversaciones en persona, etc. Todos en el equipo lograban sus propias peticiones y proyectos de trabajo. También estaban obligados a informar (del estado semanal de llamadas) sobre todos los proyectos en los que estaban trabajando. Wrike revolucionó el proceso. Hoy basta con añadir la dirección de Wrike en el mensaje de correo electrónico que se genera a partir de nuestro formulario de solicitud interna de proceso de peticiones, y el proyecto / tarea aparece automáticamente en nuestro espacio de trabajo del equipo. Lo que más me gusta de todo es que el proyecto ya creado contiene la tarea inicial de "ponerse en contacto con el solicitante para discutir los detalles del proyecto." Una vez que tengamos el proyecto inicial de debate, podemos identificar todos los proyectos / hitos asociados y crear las tareas directamente en Wrike. Nuestra entrega en plazo y la tasa de satisfacción del cliente se aproxima al 95%, ya que se le mantiene informado sobre nuestras tareas y los plazos cada día a través del recordatorio diario por correo electrónico y tablero de instrumentos en línea. Esto ha hecho una contribución importante a la productividad y el nivel de apoyo de nuestro equipo.

¿Cuáles son las principales ventajas que Wrike ha proporcionado a su proceso de flujo de trabajo?

Además de las capacidades de integración con nuestro proceso interno de solicitud que se ha mencionado anteriormente, el mayor beneficio con Wrike es el alto nivel de visibilidad de las solicitudes de apoyo que se canalizan en nuestro equipo. Ahora somos capaces de visualizar las solicitudes de trabajo de todo el equipo y / o cualquier miembro del equipo de varias formas: usando el tablero de Wrike, la gráfica de tiempos y la opción de ordenar nuestras tareas y proyectos por persona, por fecha de vencimiento, por cliente, etc. La capacidad única de agrupar tareas y proyectos de diferente forma nos permite ver nuestros esfuerzos anteriores y actuales desde diferentes perspectivas. La aplicación nos permite analizar fácilmente nuestros activos y los proyectos / tareas y ejecutar informes ad-hoc para su uso en nuestros informes de valor trimestrales que compartimos con nuestro equipo y otros en Capgemini. Wrike nos permite perder menos tiempo en la gestión de proyectos y ofrecer más tiempo a la prestación de servicios de marketing estratégico para nuestros clientes internos.

¿Tiene previsto ampliar el uso de servicios Wrike?

Puesto que Wrike es una solución escalable y ya que se unen a nuestro equipo nuevos miembros, cada uno de ellos se les dará acceso a nuestro espacio de trabajo Wrike. También se prevén integrar Wrike en sus respectivos flujos de trabajo de equipo otras regiones o países de Capgemini.